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Coffee Break em evento corporativo: passo a passo para não errar!

Se você está planejando um evento corporativo, sabe que até o chegar no dia, existe uma série de preparações que vão desde a escolha do local, definir o roteiro, duração, convite e também o momento em que deve acontecer uma pausa estratégica. Afinal o momento do coffee break em evento corporativo também é importante  para que essa experiência seja ainda melhor.

O coffee break em eventos corporativos é essencial para que todos façam uma pausa, recuperem suas energias, interajam um com os outros participantes, façam networking e também processem todo o conteúdo que foi visto até aquele momento. 

Por isso, nunca se esqueça de fazer um bom planejamento de coffee break para agradar seus convidados e contribuir para que seu evento corporativo se destaque do início ao fim.

Preparamos neste artigo um passo a passo e dicas para que o seu coffee break seja um grande sucesso, confira!

Como planejar um coffee break em evento corporativo?

É inegável que um evento corporativo é de extrema importância para o crescimento da empresa e do networking, aumentando o número de pessoas que se interessam pelo seu serviço. Por isso, o planejamento e a execução devem ser realizados visando atingir a excelência, uma vez que ele deve refletir a qualidade da empresa.

E, assim como o restante do seu evento, o coffee break deve seguir um padrão e, portanto, ser planejado com a mesma dedicação! Mas como fazer o cálculo correto por pessoas? Ou o que decidir o que servir?

Sabemos que essas estão entre as perguntas mais comuns quando pensamos em organizar essa pausa entre dois momentos do evento corporativo, mas existem muitas outras e que também iremos responder e esclarecer todas suas dúvidas!

Qual é o melhor momento para o coffee break?

Estudos comprovam que o cérebro humano após 120 minutos, ou 2 duas horas, já não consegue se concentrar e, consequentemente, absorver tanto conhecimento, por isso são necessárias pausas para descanso.

Por esse motivo, é importante fazer o coffee break em um certo intervalo de tempo, essa pausa não ajuda somente aos participantes, mas também é uma forma de deixar que sua mensagem chegue efetivamente ao receptor.

Então, para não atrapalhar o seu evento, é recomendado encaixar esse momento antes que se completem duas horas e de preferência após uma apresentação, de modo que o raciocínio não seja quebrado.

E com relação à duração, normalmente ele dura aproximadamente 40 minutos, pois dá tempo para todos se servirem, conversarem e descansarem, de modo que ninguém fique desanimado para a próxima etapa ou tenha que se servir com pressa.

Calculando a quantidade ideal de comida do coffee break em evento corporativo

Assim como os outros materiais distribuídos no seu evento empresarial, o desperdício deve ser evitado, mas como fazer esse cálculo quando o assunto é a comida para muitas pessoas?

Geralmente, a conta é feita da seguinte maneira, com a contratação de 10% a mais para evitar que falte algo ou que sobre muita comida ou bebida após o evento:

  • Salgados: 5 por pessoa;
  • Doces: 3 por pessoa;
  • Frutas: 1 por pessoa;
  • Bebidas: 300 ml por pessoa;

 

Lembrando que café é muito consumido em eventos e, por isso, sempre é uma boa ideia ter uma quantidade a mais para ser servido durante o evento. Essa é uma das bebidas mais consumidas entre os brasileiros e é um bom estimulante.

O que servir em um evento corporativo?

Na hora de escolher, é sempre bom ter várias opções e por isso que pequenas porções são as mais escolhidas para serem servidas em coffee break, afinal podem agradar um número bem maior de pessoas.

Contudo, essa variedade também deve contemplar pessoas com restrições alimentares, como celíacos, intolerantes à lactose, vegetarianos e veganos. Por isso, existe uma lista de itens básicos que sempre são servidos em coffee break em evento corporativo e que pode ser adaptada à maioria dos eventos:

  • Pãezinhos
  • Frios: muçarela, presunto, outros queijos
  • Patês e manteiga saborizada
  • Croissants ou massas folhadas
  • Salgados e pães de queijo
  • Bolos
  • Tortas
  • Biscoitos
  • Doces
  • Frutas (já limpas)
  • Café (com e sem açúcar)
  • Leite
  • Iogurtes
  • Refrigerantes
  • Sucos (de preferência naturais)
  • Chás (com e sem açúcar)
  • Água (com ou sem gás)
  • Água saborizada
  • Açúcar e adoçante

Um detalhe que não pode ser esquecido: tudo sempre deve estar etiquetado para que os convidados saibam o que podem ou não podem comer ou beber! 

Outro item que você deve lembrar são as disposições das ilhas: para não congestionar, o ideal é disponibilizar uma ilha para cada grupo de 50 pessoas, além de guardanapos à vontade, copos e pratos descartáveis com a quantidade aproximada de pessoas mais 10% de margem.

O horário do evento e o cardápio ideal

Apesar do coffee break em evento corporativo ser apenas um lanche e não uma refeição completa, algumas modificações no cardápio podem ser feitas de acordo com o horário em que será realizado

Como por exemplo, para eventos realizados durante a manhã, itens de café da manhã são a opção ideal, já se a pausa for realizada próxima ao horário do almoço, sanduíches são bem-vindos, pois satisfazem por mais tempo.

Por outro lado, se ocorrer durante à tarde, bolos, chás e canapés são as melhores escolhas e à noite, um coquetel sempre é a melhor pedida, pois deixa o evento empresarial muito mais sofisticado!

Detalhes que fazem a diferença

Além de servir bons petiscos e bebidas, é importante também investir no visual do momento do seu coffee break. Sim! A decoração é um fator importante para o sucesso de um evento.

E quando falamos nisso, incluímos aqui também as louças em que devem ser servidos os lanches, bons talheres, jarras de suco sofisticadas, etiquetas de identificação dos pratos, bandejas e copos de vidro. Os outros itens de decoração podem contar com arranjos florais, luminárias, cadeiras e almofadas que combinam com os itens do local em que está acontecendo o evento.

Para que seu evento corporativo  seja incrível em todos os aspectos, , recomendamos a empresa parceira Marisa Flores, que possui anos de experiência em decoração de variados eventos, com qualidade e profissionalismo!

Onde realizar o coffee break

Além de servir bem, o local do coffee break do seu evento corporativo deve ser de fácil acesso, amplo, bem ventilado e deve transmitir aconchego e paz para seus convidados, pois esse é um momento em que todos devem se sentir bem e calmos.

E isso deve ser pensado antes do dia do evento, de preferência na contratação! Sempre pergunte se o local escolhido possui um espaço para servir o coffee break do evento, como um lounge ou outro espaço que possa ser adaptado às suas necessidades.

As nossas duas casas, Villa Valentim e Mansão Tulipas e uma equipe de especialistas estão prontos para atender você e seu evento corporativo em todas as necessidades. Entre em contato e descubra o que podemos fazer por você!

Planejar um coffee break em evento corporativo não precisa ser uma tarefa complexa, com essas nossas dicas o seu evento será inesquecível O que você achou? Comente aqui se você gostou desse artigo e se ele te ajudou a organizar o seu evento!

 

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