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Os segredos de um evento corporativo de sucesso

Você conhece os segredos de um evento corporativo de sucesso e por que planejar o seu?

Primeiramente, é preciso entender os principais tipos de eventos corporativos que existem para então definir qual se encaixa melhor nos objetivos e necessidades da sua empresa.

Os eventos corporativos são grandes ações de marketing que são realizadas por diversos motivos, seja para promover a empresa ou um produto, atrair novos clientes, fidelizar os antigos e até mesmo estreitar laços entre colaboradores.

Por esse motivo, é muito importante conhecer as principais possibilidades de eventos para descobrir então, qual modalidade se encaixa melhor nas suas expectativas.

Antes de tudo, é preciso definir qual objetivo você quer atingir ao realizar essa ação de marketing. 

O que pretendo promover com a realização de um evento corporativo?

Entre todas as perguntas, essa é a mais importante.

É através dessa resposta que é possível encontrar o evento ideal para a sua empresa.

A forma mais prática para se organizar nessa decisão é dividindo os tipos de eventos entre interno e externo.

Os eventos internos são realizados exclusivamente para colaboradores e empresários. 

Logo, eles são ideais para que a empresa se fortaleça como um todo, fazendo com que haja harmonia, satisfação, companheirismo e motivação entre todos, além de propiciar o engajamento de todos na busca dos melhores resultados. 

Afinal, um colaborador estando desmotivado tende a diminuir a qualidade de seus serviços, e pode também influenciar outros, gerando improdutividade na empresa.

Por esse motivo, promover pelo menos um evento interno por ano é fundamental para o sucesso da sua empresa.

Já os eventos externos são ótimos para atrair novos investidores, promover um novo produto ou marca, atrair novos clientes e também fidelizar os antigos.

Mas como decidir pelo melhor evento corporativo?

Conhecer os tipos de eventos corporativos e ver o que mais se adapta às suas necessidades é o primeiro passo. 

Por esse motivo, separamos os principais tipos de eventos corporativos e os segredos para que o seu seja um sucesso!

Conheça 10 dos principais formatos de eventos corporativos

 

Para um organizador de eventos, é fundamental conhecer os principais tipos de eventos corporativos, isso porque cada formato possui sua característica, abordagem e objetivos distintos.

Chegou o momento de conhecer os principais formatos e a finalidade de cada um.

1. Congressos

Geralmente os congressos duram mais de um dia e podem variar de acordo com o seu porte e recebem públicos regionais, nacionais e até internacionais.

Esse tipo de evento acontece quando um grupo de pessoas com interesses em comum se reúnem e têm como objetivo promover, apresentar e discutir assuntos específicos.

Normalmente, os congressos são feitos por especialistas que se reúnem para apresentação de estudos, novas descobertas, entre outros assuntos de interesse.

Exemplo disso é quando médicos de todas as especialidades e, algumas vezes, de diversos países, se reúnem para discutir sobre o tratamento de determinada doença. 

Através dessa reunião, esses especialistas encontram soluções que beneficiam a todos os envolvidos, além de encontrar o tratamento adequado ou até mesmo a cura da doença.

Para isso, esses eventos tendem a se estender, podendo levar até 5 dias, não ultrapassando 8 horas diárias para que todos saiam satisfeitos.

2. Mesas-redondas

As mesas-redondas na maioria das vezes estão integradas em eventos maiores como congressos, porém isso não é regra, elas podem ser feitas separadamente, sem a necessidade de estar ligadas a um evento maior.

Por essa razão, é necessário um presidente de mesa que terá a função de um moderador para organizar a reunião e atividades bem como controle do tempo para cada discussão que não deve passar de 20 minutos.

Esse tipo de evento tem a função de esclarecer, promover discussões além de troca de ideias entre os palestrantes sobre o assunto abordado.

3. Simpósios

Diferente da mesa redonda, nos simpósios, apenas um tema é discutido durante toda a sua realização.

Nos simpósios, acontece um intercâmbio de informações entre os participantes, expondo seus conhecimentos e experiências em relação ao tema abordado, objetivando uma tomada de decisão.

Também é necessário o apoio de um moderador para coordenar a reunião, pois ele será o responsável por apresentar os convidados, esclarecer os tópicos do tema e controlar o tempo de discussão para não ultrapassar o limite estipulado.

4. Seminários

Geralmente, os seminários possuem 3 fases: exposição, discussão e conclusão.

Para que ele possa existir, é preciso de um mediador (orador) e o mais habitual é que os participantes já tenham um conhecimento prévio do assunto.

Por outro lado, ao chegar na última fase, não é necessário encontrar uma solução para tal discussão.

O objetivo principal de um seminário é informar e capacitar os participantes em um determinado tema, geralmente um público universitário.

Em um seminário, não se tomam decisões sobre o tema debatido, acontece apenas troca de experiências entre os participantes.

Dessa forma, é possível encontrar pontos de vista distintos que são compartilhados com o público.

Diferente de uma palestra que apenas o expositor fala o seu ponto de vista sobre determinado tema, os seminários possuem mais de um expositor que discute sobre o mesmo tema.

Muitas universidades usam essa modalidade de evento para capacitar seus estudantes com trocas de experiências e conhecimento.

5. Conferências

Nas conferências, é muito comum existir presidente de mesa que atua como moderador que fica responsável por intermediar a relação entre platéia e conferencista.

Exemplo disso são os congressos que contém conferências de abertura e de encerramento.

Por ser um evento mais formal, reúnem especialistas para o debate de um tema específico.

Uma conferência possui o objetivo de promover o ambiente ideal para debates e é muito usado por diversos segmentos.

Atualmente, muitas conferências são realizadas de forma virtual, e transmitidas para os demais interessados.

 

Diferente de uma mesa redonda em que o público tem direito a fala, em uma conferência, o moderador filtra as perguntas, escolhendo as mais relevantes.

   

6. Palestras

A palestra é uma modalidade de evento mais informal com duração média de 60 minutos.

Através de um tema principal, o palestrante passa seus conhecimentos e experiências sobre o tema principal, podendo possuir mais de um palestrante abordando temas relacionados, onde o público possui mais liberdade de interação com o palestrante.

O palestrante é o responsável por transmitir aos convidados o seu conhecimento e experiências sobre o tema principal, com abertura para dúvidas em tempo real, além de possuir um espaço reservado para perguntas e discussão no final do evento.

É muito comum ver essa modalidade de evento acontecer em muitas EXPO’s de negócios, aonde é feito um rodízio de palestrantes que discute temas relacionados ao tema principal.

Por outro lado, o objetivo principal de uma palestra é instruir e motivar o público com determinado tema.

7. Convenções

Assim como os congressos, essa modalidade de evento permite maior participação, interação e envolvimento dos participantes. 

As convenções esclarecem todas as dúvidas sobre o tema abordado.

É muito comum as convenções comemorativas, seja para engajar e estimular equipes ou para promover produtos ou serviços além de definir piso salarial.

Por essa razão, é ideal para encontros de empresas ou categorias empresariais.

8. Roadshows

Já os roadshows têm a finalidade de criar oportunidades de negócio através de lançamentos de produtos, demonstrações, treinamentos, divulgações e vendas.

É bem parecido com o workshop, ou seja, é diferente apenas a forma que o evento é realizado. 

São eventos ou exposições itinerantes, ou seja, percorrem diferentes locais do país até a sua finalização. Diferente do workshop que acontece em um único local do início ao fim. Nesses casos, muitos são os espaços selecionados ao longo do processo.

Em geral, a estrutura do evento é transportada de cidade em cidade por grandes caminhões e instaladas em locais de fácil acesso para o público, como espaços de eventos, shoppings, parques, estacionamentos, entre outros locais.

9. Workshops

O workshop é um dos tipos de eventos corporativos mais recorrentes, pois serve como um treinamento rápido para funcionários que precisam aprender uma nova funcionalidade, ou apresentar produtos para clientes, e/ou apresentar técnicas para aumentar a produtividade no trabalho. 

Geralmente, a apresentação do conteúdo de um workshop é rápida.

Por esse motivo, é comum disponibilizar o conteúdo em um material para que o participante possa consultar e se aprofundar nos conhecimentos posteriormente.

Os assuntos são abordados de maneira bem mais prática do que teórica, sendo assim um evento mais dinâmico.

10. Coffee Break

Por fim, mas não menos importante, o coffee break significa, simplesmente, uma pausa para o café. Na maioria dos eventos, ele sempre está presente, independente da modalidade escolhida.

O coffee break em eventos corporativos é essencial para que todos façam uma pausa. Assim podem recuperar suas energias, interagir uns com os outros, realizar networking e processar todo o conteúdo que foi visto até aquele momento. 

Enfim, é o momento de estabelecer novas conexões, amizades e até futuros contratos.

Por isso, conhecer as vantagens de um coffee break e como organizar um é essencial para o seu evento corporativo de sucesso.

Para conhecer mais a fundo essas possibilidades de eventos e novos formatos, separamos um e-book completo com dicas de sucesso!

Como organizar o meu evento corporativo?

 

Não importa qual é o ramo ou o tamanho da sua empresa, sempre existem ocasiões que acabam pedindo a realização de um evento. 

Seja para treinamento de funcionários, encontro de gestores e diretores, lançamento de novos produtos ou serviços e até mesmo comemoração do aniversário da empresa, confraternizações ou o alcance de metas.

O evento corporativo também é um formato de marketing bastante eficiente. Afinal, ele contribui para chamar a atenção do mercado, aumentando significativamente o alcance da empresa, atraindo novos ou potenciais clientes e, consequentemente, aumentando os lucros.

Por esse motivo, se atentar no passo a passo para a organização do seu evento é fundamental para torná-lo um evento de sucesso!

Independente da modalidade de evento escolhida, o mais importante é sempre inovar em cada evento, é dessa forma que o seu evento se tornará exclusivo.

Onde será feito o meu evento corporativo?

A divulgação da empresa por meio de um evento corporativo é um investimento de marketing, com retorno e benefícios. 

Por isso, também é importante escolher, com cuidado, o local em que ele acontecerá.

A maioria das empresas não dispõe de espaço, buffet e uma equipe de cerimonial específica para eventos.

Por esse motivo, é cada vez mais comum contratar empresas especializadas em eventos corporativos que oferecem pacotes especiais. 

Ou seja, é possível encontrar desde cardápios personalizados, até uma lista de locais disponíveis de acordo com a quantidade de participantes.

Isso permite que sua empresa seja vista com bons olhos, como um lugar que se preocupa em agradar aos convidados.

Além de garantir a qualidade do evento e aumentar a credibilidade no mercado, também evita que funcionários da empresa desviem suas funções originais para a organização da festa. 

Ficou claro para você a importância do evento corporativo e como ele pode te ajudar a dar uma nova vida ao seu negócio ou empresa? 

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